Un syndicat de copropriété représente l’ensemble des copropriétaires possédant des unités dans un immeuble quelconque. Le syndicat de copropriété débute son existence lorsque la déclaration de copropriété est publiée, et assure par la suite la gestion de l’immeuble. En fait, les objectifs du syndicat sont les suivants :
- Entretenir et administrer l’immeuble pour l’ensemble des copropriétaires
- Faire respecter la déclaration de copropriété
- Protéger les droits de chaque copropriétaire
- Gérer les projets d’intérêts communs
Le promoteur ou un de ses représentants est l’administrateur provisoire au tout début de la copropriété. Il doit effectuer plusieurs tâches initiales telles la création d’un registre de copropriété et trouver une police d’assurance pour l’immeuble. Tel que stipulé par l’article 1039 du Code Civil du Québec, le transfert de pouvoir se fait du promoteur vers le syndicat lorsque la déclaration de copropriété est publiée au registre foncier.
Une assemblée générale extraordinaire est ensuite organisée afin d’élire le conseil d’administration du syndicat de copropriété lorsque le promoteur fait la livraison de plus de 50% des unités. Le promoteur ne détient plus la majorité des votes alors le pouvoir doit passer aux nouveaux propriétaires. Ces administrateurs élus représenteront l’ensemble des copropriétaires.
Le conseil d’administration, représentant le syndicat de copropriété, a plusieurs devoirs et responsabilités, directement énumérés par le Code Civil du Québec :
Création d’un registre de documents (article 1070 C.C.Q.)
Le syndicat doit créer un registre qui contient plusieurs documents facilement accessibles à l’ensemble des copropriétaires. Ces documents doivent inclure : nom et adresse de chaque copropriétaire et locataire, les procès-verbaux des assemblées (autant les assemblées générales que celles du conseil d’administration seulement), et les états financiers complets des derniers exercices. De plus, le syndicat doit maintenir une copie de tous les contrats l’impliquant, et une copie du plan cadastral (disponible à l’intérieur de la déclaration de copropriété).
Création d’un fonds de prévoyance (article 1071 C.C.Q.)
Le fonds de prévoyance est créé afin de mettre de l’argent de côté en vue de réparations et remplacements futurs. Ce concept sera expliqué dans un article distinct. L’important est de savoir qu’une portion du budget annuel (au moins 5%) doit être cotisée dans ce fonds spécial, et que l’argent de ce fonds sera exclusivement utilisé pour des réparations majeures aux aires communes.
Fixation des charges communes (article 1072 C.C.Q.)
Après avoir consulté les copropriétaires lors de l’assemblée générale, le conseil d’administration fixe les charges communes (communément appelées les frais de condo) pour la prochaine année d’exercice. Chacun doit contribuer au budget total d’administration de l’immeuble et aux contributions au fonds de prévoyance. Chaque copropriétaire devra payer une portion du budget en fonction de sa quote-part de l’immeuble.
Doter l’immeuble d’une police d’assurance (article 1073 C.C.Q.)
Le syndicat via le conseil d’administration doit souscrire à une police d’assurance correspondant à la valeur à neuf de l’immeuble.
Le syndicat de copropriété, tout comme une compagnie, est une personne morale, c’est-à-dire que le syndicat possède sa propre existence juridique. Le syndicat peut donc poursuivre un tiers en son nom. Le syndicat peut aussi être poursuivi suite à une dispute contractuelle ou à un différend avec un copropriétaire.
De plus, le syndicat doit être enregistré au registre québécois des entreprises. Il est possible de faire une recherche sur un syndicat afin de voir la liste des administrateurs de celui-ci en suivant ce lien :
http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/consulter/rechercher/default.aspx
Autres tâches connexes
En plus des responsabilités énoncées précédemment provenant du Code Civil du Québec, plusieurs autres tâches reviennent au conseil d’administration en tant que mandataire de l’ensemble des copropriétaires. Voici quelques exemples :
- Gérer les comptes bancaires au nom du syndicat de copropriété
- S’assurer que tous les comptes du syndicat sont à jour
- Expliquer les décisions prises au cours de l’année aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle
- Être la référence des copropriétaires ayant des questions sur l’immeuble
- Superviser les réparations et les travaux nécessaires pour l’immeuble
- Déterminer la priorité des travaux à effectuer
- Convoquer les copropriétaires aux assemblées annuelles
- Gérer les contrats avec les différents intervenants (concierge, comptable, gestionnaire externe etc.)
- Sanctionner ceux qui contreviennent aux règles énoncées dans la déclaration de copropriété
Autogestion ou gestion externe
Dépendant du nombre de copropriétaires dans un immeuble, il est peut-être préférable de déléguer certains aspects de la gestion à un fournisseur externe de services. Ce gestionnaire externe pourrait s’occuper des tâches plus administratives telles les paiements des factures, l’organisation des assemblées générales, et l’envoi des soumissions lorsqu’il y a des travaux à faire sur la copropriété pour ne citer que quelques exemples. Déléguer plusieurs tâches de cette façon pourrait libérer du temps pour les administrateurs, surtout que la plupart de ceux-ci sont tout à fait bénévoles. Le gestionnaire externe possède aussi une expertise au niveau des copropriétés qui peuvent devenir très utile dans des situations plus délicates. Pour des immeubles ayant beaucoup d’unités, le recours à un gestionnaire externe est plutôt inévitable. Leurs coûts peuvent varier selon les services offerts. De plus, le coût est généralement cité de façon mensuelle et par unité. Par exemple, lors d’une soumission à un gestionnaire externe, le prix indiqué pourrait être 30$ par unité. Ceci veut dire 30$ par unité par mois. Pour un immeuble à 100 unités, il faut donc faire le calcul suivant:
30$ par unité par mois x 100 unités x 12 mois = 36 000$ annuellement
Pour les plus petits immeubles avec seulement quelques unités dans la copropriété, la norme est de s’autogérer, c’est-à-dire que le conseil d’administration assure sa propre gestion.
