Une assemblée générale est un événement habituellement annuel où le conseil d’administration du syndicat de copropriété rencontre l’ensemble des copropriétaires afin de faire le point sur l’année qui vient de passer, et pour aussi discuter de l’année à venir. Cet article décrira les actions à prendre avant, pendant et après l’assemblée générale.
En fait, il y a trois types d’assemblées générales. Premièrement, il y a la rencontre annuelle obligatoire entre le conseil d’administration du syndicat et les membres de celui-ci. Cette rencontre a souvent lieu dans un délai inférieur à 90 jours après la fin de l’exercice financier (peut varier en fonction de la déclaration de copropriété). Sinon, il peut aussi avoir une assemblée générale extraordinaire. Le conseil d’administration pourrait convoquer les copropriétaires de façon imprévue suite à un événement spécial. Par exemple, il pourrait avoir un bris important dans la ventilation, et une assemblée générale extraordinaire doit être tenue afin de regarder les solutions possibles avec l’ensemble des copropriétaires. Finalement, il y a aussi les assemblées générales extraordinaires de transfert aux copropriétaires. Ces assemblées sont tenues au début d’un projet immobilier. Lorsque le promoteur vend plus de la moitié de ses unités, il ne possède plus la majorité des droits de votes, et donc doit convoquer les copropriétaires afin d’élire des administrateurs qui vont les représenter.
Les copropriétaires peuvent aussi initier une assemblée générale imprévue s’ils sont au moins 10% à être en faveur de cette proposition. Ils peuvent faire une demande écrite à leur conseil d’administration qui n’a pas le choix d’accepter cette requête.
Avant l’assemblée générale
La première étape pour le conseil d’administration est d’envoyer un avis de convocation aux copropriétaires pour les informer de la tenue d’une assemblée générale. Cette notification se fait souvent par courriel et par courrier régulier. L’avis de convocation contient généralement plusieurs documents :
Information sur la réunion
Un premier document doit indiquer l’heure, la place et la date de l’assemblée générale.
Ordre du jour
Une liste des points à traiter au cours de l’assemblée générale sera aussi visible dans l’avis de convocation.
Budget proposé pour l’année prochaine
Le conseil d’administration doit préparer un budget prévisionnel afin de montrer aux copropriétaires les dépenses proposées pour l’année prochaine. Ceci est à titre informatif seulement car le conseil d’administration doit consulter les copropriétaires pendant l’assemblée générale sur ce sujet. C’est seulement suite à l’assemblée que le conseil d’administration produira une version finale de leur budget prévisionnel. Ce budget est important car il déterminera les charges communes de chaque copropriétaire.
États financiers et bilan de l’année qui vient de se terminer
Le conseil d’administration doit aussi démontrer les résultats financiers de la dernière année. Le bilan affiche les soldes aux comptes bancaires et le solde au fonds de prévoyance. L’état des résultats comparent le budget prévisionnel de la dernière année avec les vraies dépenses engagées au cours de la période. Ces documents sont envoyés avec l’avis de convocation afin que les copropriétaires préparent des questions.
Formulaire de procuration
Lorsqu’un copropriétaire ne peut pas se présenter à l’assemblée annuelle, il peut donner son droit de présence à quelqu’un d’autre à l’aide du formulaire de procuration. Cette procuration peut être donnée à un non-résident de l’immeuble ou même à un membre du conseil d’administration qui pourra voter à la place du copropriétaire sur plusieurs sujets.
Projets spéciaux
Il peut aussi avoir des informations supplémentaires sur un projet important que veut entreprendre le conseil d’administration dans la prochaine année. Certains projets vont demander un vote des copropriétaires afin qu’ils soient approuvés alors les informations sur ces projets doivent être clairement indiquées (coûts, raisons, durée des travaux etc.)
Formulaire d’ajout à l’ordre du jour
Les copropriétaires ont 5 jours suivant la réception de l’avis de convocation pour faire ajouter des sujets de discussion à l’ordre du jour. Ils doivent utiliser le formulaire prévu à cet effet dans l’avis de convocation, ou sinon écrire directement au conseil d’administration. Il n’est pas possible d’ajouter des points à l’ordre du jour pendant l’assemblée car ceux qui sont absents n’auront pas la chance de prendre connaissance de ce nouveau sujet.
Pendant l’assemblée générale
Il est maintenant le temps de regarder le déroulement de l’assemblée générale le soir même de l’événement. Après avoir signé la feuille des présences, les copropriétaires attendent le début de l’assemblée. Voici les points qu’ils aborderont selon un ordre du jour typique :
Ouverture de l’assemblée
Un administrateur déclare que l’assemblée peut débuter. Il est important d’atteindre le quorum, c’est-à-dire un certain seuil minimum de présence. Ce seuil peut varier selon la déclaration de copropriété, mais la loi indique un minimum de 50%. Ceci veut dire que le total des valeurs relatives des copropriétaires présents (incluant ceux qui ont donné des procurations à une autre personne) doit dépasser 50% afin que l’assemblée puisse se tenir. Si la somme des quotes-parts des copropriétaires représentés ne dépassent pas 50%, les décisions prises pendant l’assemblée annuelle ne seront pas valides, alors il est plus efficace d’annuler l’assemblée et la reporter à une autre date.
Sélection d’un président de l’assemblée générale
Un président de l’assemblée doit être élu afin de mener l’assemblée générale. Le président ne peut pas être un membre du conseil d’administration et il doit assurer la progression de l’assemblée générale à travers les nombreux points inscrits dans l’ordre du jour.
Adoption de l’ordre du jour
Le président de l’assemblée demande à ce que l’ordre du jour envoyé aux copropriétaires soit adopté.
Adoption du procès-verbal de la séance précédente
Le procès-verbal est un document qui résume l’assemblée générale précédente. Ce document sommaire est envoyé à tous les copropriétaires quelques semaines après l’assemblée, et est également déposé dans les archives du syndicat de copropriété. Lors de la prochaine rencontre des copropriétaires, il est nécessaire d’adopter le procès-verbal précédent, afin de confirmer son accord avec celui-ci.
Rapport du conseil d’administration
Les administrateurs résument l’année qui vient de se passer en faisant ressortir les grandes lignes quant à leurs réalisations et la progression de certains dossiers.
Présentation des états financiers
Le conseil d’administration doit présenter le bilan ainsi que l’état des revenus/dépenses pour l’exercice financier qui vient de se terminer. Les copropriétaires ont déjà reçu ce document à l’intérieur de leur avis de convocation alors ils ont pu préparer des questions s’il y a lieu. Le conseil d’administration doit expliquer les écarts importants avec les cibles établies en début d’année. Un article distinct décrira le fonctionnement des états financiers dans un syndicat de copropriété.
Discussion sur le budget prévu pour l’année prochaine
Les copropriétaires avaient également reçu une première ébauche du budget prévisionnel de la part du conseil d’administration. L’assemblée générale est le temps idéal pour discuter en groupe de ce budget. Par la suite, le conseil d’administration pourra décider de procéder à des changements ou non à leur première ébauche.
Vote sur des projets spéciaux
Certains projets majeurs vont demander une approbation de la majorité des copropriétaires, alors une assemblée annuelle est aussi utilisée pour obtenir leur consentement afin d’entreprendre certaines tâches ou apporter des changements importants. Ces changements peuvent être de plusieurs types, allant des réparations à l’immeuble jusqu’à la modification des règlements de la déclaration de la copropriété.
Nomination des membres au conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration ont le choix de se proposer pour une autre année ou de quitter leurs fonctions. D’autres copropriétaires peuvent se porter volontaire, et un vote peut avoir lieu s’il y a plusieurs candidats intéressés. Les procédures reliées aux votes sont différentes d’un syndicat à l’autre, et sont énoncées dans la déclaration de copropriété.
Divers/Varia
Certains copropriétaires peuvent ajouter quelques points additionnels de discussion.
Levée de l’assemblée
Le président de l’assemblée officialise la fin de la rencontre.
Après l’assemblée annuelle
Réception du procès-verbal
Les copropriétaires reçoivent le procès-verbal de l’assemblée annuelle qui fait le résumé de la rencontre. Ce document va aussi servir de compte-rendu pour ceux qui ont été absents à l’assemblée annuelle.
Toutes ces procédures et étapes vont recommencer lors de la prochaine assemblée.
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